Entenda como encontrar o equilíbrio no gerenciamento das contas a pagar e a receber e por que essa prática é importante para a saúde do fluxo de caixa de sua empresa. Para ajudá-lo, traçamos o que considerar no cálculo do prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento, indicadores-chave nesse processo.
Perder uma venda, independentemente do valor, nunca é bom, concorda? Para evitar que isso aconteça, muitas empresas acabam cedendo nas negociações, concedendo prazos de pagamento maiores que o normal. Afinal, melhor vender parcelado do que não vender, né?
No entanto, quanto maior o prazo de recebimento, pior para o fluxo de caixa da empresa. E isso nos leva a outro problema, a falta de boas negociações com fornecedores para conseguir melhores prazos de pagamento, o que também tem impacto no fluxo de caixa.
Com esse cenário, muitos empreendedores têm que se equilibrar em uma linha tênue, onde um prazo muito curto de pagamento pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, enquanto prazos longos de recebimento podem levar a desafios de liquidez.
O que eles, e talvez você mesmo, não sabem é que isso pode ser resolvido conhecendo o prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento do negócio. São esses números que irão permitir negociações mais vantajosas com clientes e fornecedores, além de ajudar a mitigar problemas que possam impactar negativamente as finanças da empresa.
Neste artigo, exploraremos a importância desses dados, os desafios associados a eles e como encontrar o equilíbrio para garantir a saúde financeira da sua empresa. Acompanhe!
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Partindo do início: o que são o prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento?
Fazer o controle das contas a pagar e a receber, quando não existem processos estabelecidos, pode ser um tanto quanto desafiador. Por isso, antes de nos aprofundarmos na definição do prazo médio de pagamento e no prazo médio de recebimento, explicaremos como funciona o fluxo de entrada e saída de dinheiro em uma empresa.
Em condições ideais, ele acontece assim:
- 1 — A empresa compra matéria-prima para produzir;
- 2 — Essa matéria-prima fica estocada até ser processada;
- 3 — A empresa paga o fornecedor pela compra realizada;
- 4 — A empresa paga as demais despesas operacionais;
- 5 — A empresa fabrica e vende seus produtos;
- 6 — E só então recebe o pagamento pela venda, às vezes parceladamente.
Se a empresa fizer a maior parte das vendas parceladamente, naturalmente ela só irá receber o dinheiro referente às vendas após ter pago seus fornecedores e as demais despesas operacionais, exigindo um bom equilíbrio do fluxo de caixa.
Para que você consiga entender melhor essa situação, proponho imaginarmos a seguinte situação: você é dono de uma fábrica que confecciona e vende sapatos sob medida.
No início do mês, você tem R$ 500 disponíveis como capital de giro. Com esse valor, você compra R$ 350 em matéria-prima para produzir dois pares de sapatos, paga as despesas mensais no total de R$ 100 e gasta mais R$ 50 no conserto da sua principal máquina.
Com tudo isso, você ficou sem capital de giro. Agora, precisa colocar força total nas vendas, buscando vender cada par de sapatos por R$ 500, para, no final do processo, conseguir dobrar o seu capital de giro e assim produzir novas peças para colocar à venda.
Em determinado momento, você consegue vender um dos pares de sapatos. No entanto, você vendeu a prazo e só receberá em 30 + 60 dias. Então, você continua sem dinheiro, ainda tem um par de sapatos em estoque e uma promessa de recebimento de R$ 500.
Logo em seguida, um segundo comprador aparece querendo levar o outro par de sapato. Você também vende este par em 30 + 60 dias. Agora, você não tem mais nada em estoque e uma promessa de recebimento de R$ 1.000 parceladamente, em duas vezes de R$ 500.
Ou seja, neste ponto o seu negócio congelou, está sem capital de giro e você não tem mais como comprar matéria-prima e nem produtos disponíveis para vender.
É para evitar esse tipo de situação que saber calcular o prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento serve: monitorar o tempo que o dinheiro fica fora do caixa da sua empresa. Quanto menor o ciclo de recebimento, melhor. O inverso, é ideal para pagamentos.
Sendo assim, em poucas palavras, o prazo médio de pagamento está relacionado ao tempo médio entre uma compra e pagamento ao fornecedor. Já o prazo médio de recebimento está associado ao período entre a venda de um produto e o seu pagamento por parte do cliente.
Qual a diferença entre prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento?
O prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento são duas métricas financeiras diferentes e que medem aspectos distintos das operações de uma empresa, mas que estão igualmente relacionadas à gestão eficiente do fluxo de caixa. Aqui estão as diferenças:
Prazo Médio de Pagamento (PMP)
O Prazo Médio de Pagamento (PMP) ajuda a medir o tempo médio que a empresa leva para pagar suas contas aos fornecedores. Ele é calculado dividindo o total de contas a pagar pela média de compras realizadas em um determinado período.
Um PMP curto indica que a empresa está pagando seus fornecedores mais rapidamente, enquanto um indicador de PMP mais longo pode indicar problemas de liquidez ou dificuldades financeiras, mas também pode ser estratégico para manter o capital de giro.
Prazo Médio de Recebimento (PMR)
Já o Prazo Médio de Recebimento (PMR) ajuda a medir o tempo médio que uma empresa leva para receber o pagamento de suas vendas. É calculado dividindo o total de contas a receber pela média de vendas realizadas em um determinado período.
Um PMR curto indica que a empresa está recebendo seus pagamentos mais rapidamente, o que é positivo para o fluxo de caixa. No entanto, um PMR mais longo pode indicar problemas de crédito, ineficiências nos processos de cobrança ou dificuldades financeiras.
Ambas as métricas são extremamente fundamentais para entender a saúde financeira de uma empresa, permitindo uma gestão eficaz de seu capital de giro e do fluxo de caixa.
Por que calcular o prazo médio de pagamento e o prazo médio de recebimento do seu negócio?
A gestão financeira é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Seguindo esse princípio, conhecer a definição do prazo médio de pagamento e recebimento é crucial na manutenção da sua saúde financeira.
Esses dois indicadores são peças-chave no controle assertivo do ciclo de caixa, que representa o intervalo de tempo que o dinheiro gasto na compra de insumos leva para retornar em forma de pagamentos referentes aos produtos que a empresa comercializa.
Trabalhar com um prazo médio de pagamento bem gerenciado é essencial para assegurar um fluxo de caixa positivo, garantindo que a empresa cumpra suas obrigações financeiras com fornecedores nos prazos acordados. Além disso, a negociação de prazos mais longos com fornecedores pode resultar em custos menores e maior flexibilidade financeira.
Por outro lado, um prazo médio de recebimento calculado considerando as necessidades e do negócio é fundamental para reduzir o período entre o fechamento das vendas e o recebimento dos pagamentos, otimizando o fluxo de caixa. Isso não apenas melhora a rentabilidade, mas também contribui para construir bons relacionamento com os clientes.
A gestão desses prazos não se limita apenas aos aspectos financeiros, ela reflete a eficiência operacional da empresa. Identificar atrasos nos recebimentos ou pagamentos pode indicar áreas que necessitam de aprimoramento nos processos internos.
Como calcular o Prazo Médio de Pagamento?
Para calcular o prazo médio de pagamento (PMP), primeiro, você precisa de informações sobre as contas a pagar, que incluem identificar os pagamentos feitos a fornecedores e o valor médio das compras realizadas no período analisado, calculado usando a fórmula:
Compras = Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) + Estoque Final – Estoque Inicial
Para o exemplo, imagine que no período de 1 ano (365 dias), sua empresa contabilizou o valor de R$ 5.000 em pagamentos a fornecedores. Além disso, considere que a empresa tenha um CMV de R$ 50.000, estoque inicial de R$ 20.500 e estoque final de R$ 10.500.
Agora, aplicamos os números a fórmula:
Compras = R$ 50.000 + R$ 10.500 – R$ 20.500
Compras = R$ 40.000
Com esses dados em mãos, você deve aplicar a fórmula do PMP, a qual é:
PMP = (Valor Pago aos Fornecedores / Valor Médio das Compras) x Período Apurado
Agora, em nosso exemplo, considere que o período de apuração é de 1 ano (365 dias), o valor pago aos fornecedores foi de R$ 5.000 e o valor médio das compras de R$ 40.000.
PMP = (R$ 5.000 / R$ 40.000) x 365
PMP = 0,125 x 365
PMP ≈ 45 dias
O resultado apresentado significa que sua empresa tem, em média, 45 dias para pagar os fornecedores e demais parceiros com os quais trabalha. Nesse caso, se o seu PMR for muito superior ao PMP, sua empresa pode enfrentar problemas de liquidez, pois precisará quitar suas compras muito tempo antes de receber o dinheiro das vendas.
Como calcular o Prazo Médio de Recebimento?
Agora, para calcular o prazo médio de recebimento (PMR), a fórmula usada é:
PMR = Total para Receber / (Total Vendido / Período)
Para esse exemplo, considere que sua empresa vendeu R$ 500.000 em 1 ano. Porém, ainda tem R$ 150.000 para receber. Considerando os números coletados, aplicamos a fórmula:
PMR = R$ 150.000 / (500.000 / 365)
PMR = 150.000 / 1.369,86
PMR ≈ 109,50
Considerando o arredondamento matemático, significa que o prazo médio de recebimento da sua empresa é de 109 dias. Esse prazo pode ser considerado alto, podendo causar impactos negativos consideráveis no fluxo financeiro do negócio.
Nesse caso, é fundamental adotar medidas que ajudem a reduzi-lo, claro, sem deixar de oferecer aos clientes boas condições, a fim de manter sua franquia atrativa para o público.
Os desafios atrelados a gestão do prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento
Quando não há um acompanhamento detalhado de como são definidos os prazos oferecidos aos clientes ou negociados com fornecedores, e como eles impactam o fluxo de caixa, a empresa pode enfrentar uma série de problemas.
Entre os principais desafios de gestão financeira que podem surgir, destacamos:
Quando existem prazos de pagamento curtos
Se os prazos de pagamento são excessivamente curtos, a empresa se depara com desafios que podem comprometer seu funcionamento, como uma constante necessidade imediata de liquidez e a possibilidade de atrasos no pagamento de contas, os quais podem acabar afetando as relações comerciais com os seus principais fornecedores.
Por isso, sempre que a empresa realizar a compra de insumos, equipamentos ou contratação de serviços de qualquer fornecedor, é importante negociar prazos de pagamento justos para ambas as partes. Isso ajuda a evitar problemas futuros, assegura o cumprimento dos compromissos acordados e contribui para a manutenção dos laços comerciais.
Quando existem prazos de recebimento longos
Por outro lado, prazos prolongados de recebimento podem gerar desafios igualmente substanciais. Quando a empresa realiza vendas parceladas com pagamento a vencer em mais de 180 dias, por exemplo, é possível que ela enfrente grandes dificuldades no fluxo de caixa, resultando em atrasos nos pagamentos que comprometem a sua reputação.
Portanto, ao negociar uma venda, não deixe de oferecer o parcelamento. No entanto, ao definir os prazos, considere o impacto que isso terá no fluxo de caixa. É crucial realizar um acompanhamento detalhado de cada venda, monitorando quando cada parcela entrará no caixa da empresa, além de verificar se os clientes não estão inadimplentes.
Se sua empresa acumular um grande volume de vendas parceladas, passar por algum desequilíbrio no fluxo de caixa ou surgir a necessidade de liquidez imediata, uma boa alternativa é recorrer à antecipação de recebíveis. Essa solução oferece taxas atrativas e burocracia reduzida, garantindo eficiência ao lidar com os diferentes desafios financeiros.
Como encontrar o equilíbrio entre o prazo médio de pagamento e de recebimento para o seu negócio
Entender qual o prazo médio de pagamento e recebimento atual e qual o número ideal para o seu negócio, é uma tarefa muito importante que exige uma análise cuidadosa das características específicas da empresa, do setor em que atua e das condições econômicas.
Para alcançar um equilíbrio entre a satisfação dos fornecedores, a gestão eficaz do fluxo de caixa e a manutenção de boas relações com os clientes, você deve observar esses pontos:
#1 — Entenda o ciclo operacional do seu negócio
Avalie o tempo decorrido desde a aquisição da matéria-prima até a entrega do produto ao cliente. Essa análise proporcionará insights sobre o prazo médio de pagamento que melhor se alinha às demandas do seu processo produtivo, evitando a descapitalização prematura.
#2 — Conheça o perfil dos seus clientes
No que diz respeito ao prazo médio de recebimento, é essencial conhecer a natureza dos seus clientes. Faça uma análise detalhada do perfil de crédito deles, sua capacidade financeira, o comportamento de compra de cada cliente e casos de inadimplência.
Clientes recorrentes e confiáveis podem ser beneficiados com prazos flexíveis, ao passo que clientes novos ou com histórico menos favorável demandam condições mais rigorosas.
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#3 — Considere as condições do mercado e da concorrência
Se o setor em que você atua possui padrões estabelecidos, é crucial adequar os prazos de pagamento e recebimento de forma a manter a competitividade. Isso pode envolver a concessão de prazos mais longos para clientes quando essa prática é comum no mercado.
#4 — Mantenha uma comunicação clara e transparente
A manutenção de uma política clara é fundamental. Negocie e comunique de forma eficaz as condições financeiras aos fornecedores e clientes desde o início da relação. A transparência fortalece a confiança e minimiza possíveis conflitos decorrentes de mal-entendidos.
#5 — Acompanhe os números periodicamente
É importante ressaltar que a definição do prazo médio de pagamento e recebimento ideal não é uma decisão estática. Por isso, acompanhe de perto os indicadores financeiros, faça análises periódicas e esteja preparado para ajustar a política conforme as mudanças nas condições de mercado, na estrutura de custos e nas demandas dos seus clientes.
Essa é uma jornada de aprimoramento contínuo
Encontrar o equilíbrio saudável entre o prazo médio de pagamento e prazo médio de recebimento é uma tarefa essencial para a manutenção do fluxo de caixa. No entanto, esse não é um processo simples, é uma jornada contínua, onde é preciso adaptar-se às mudanças no mercado, nas operações da empresa e no comportamento dos clientes.
Ao alinhar as necessidades de fornecedores e clientes ao cuidado com a saúde financeira da empresa, é possível promover uma gestão sustentável. Isso permite melhorar o fluxo de caixa, fortalecer relacionamentos comerciais e construir uma reputação sólida no mercado.
Em última análise, a gestão eficaz desses indicadores pode se tornar um diferencial competitivo, capaz de impulsionar o crescimento e a estabilidade financeira a longo prazo.
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