Atualmente, as transações com cartão de crédito já fazem parte de todos os negócios, e à medida que a tecnologia digital e o trabalho remoto se tornam comuns, o uso desse método de pagamento só aumenta. E isso é para todos os setores, não somente para o varejo. Afinal, algumas empresas preferem fazer o pagamento com cartão de crédito para acumular milhas, participar de programas de recompensa ou até mesmo conseguir reverter compras em cashback.
Porém, as empresas que recebem através de vendas via cartão tem um desafio: gerenciar esse volume de lançamentos e quando se fala em gerenciar, tudo isso inclui o processo de conciliação de vendas. Caso esse processo não seja administrado de forma eficiente, podem causar distorções no financeiro, o que é prejudicial para o crescimento do seu negócio.
Entretanto, ainda há algumas empresas que realizam essa conferência de maneira manual. E todo esse trabalho pode tirar algumas horas do seu dia ou da sua semana. Embora seja fácil ter um controle de todos os valores de vendas, há alguns outros pontos que devem ser levados em consideração:
– E as vendas que foram canceladas? Qual o valor delas?
– E os estornos? Como está sendo feito esse acompanhamento?
– Com quais operadoras você trabalha? As taxas de todas são as mesmas?
– Qual o valor que você receberá mensalmente de uma venda feita de forma parcelada? E o valor de todas as vendas parceladas?
É muito fácil surgirem discrepâncias em meio a tantos pontos que devem ser analisados e quando isso acontece, seria necessário fazer toda uma nova conferência. Para que isso não aconteça, leia esse artigo que preparamos especialmente para te ajudar a não deixar isso virar uma bola de neve.
Mas afinal, o que é uma conciliação?
A conciliação de vendas com cartão é um processo no qual é verificado as informações das vendas realizadas com cartões cruzando com as informações de tudo o que foi recebido pela operadora. Nesse levantamento, já é subtraído os valores referente as taxas de cada operadora e o valor de mensalidade da ferramenta, para então saber se o valor que foi repassado para o empreendedor está correto.
Tudo isso é muito importante para garantir a saúde financeira da sua empresa, afinal, esse acompanhamento dá a visão real do valor à ser recebido, evitando prejuízos e facilitando a gestão financeira da empresa.
Todavia, esse processo está atrelado a outros três processos que são tão importantes quanto: A conciliação de vendas, conciliação de recebimentos e conciliação bancária.
Conciliação de Vendas
A conciliação de vendas é o processo de análise das vendas que foram lançadas em seu ERP (Sistema de Gestão) cruzadas com as informações de vendas entregues pela sua operadora. Assim, é possível verificar se ocorreu alguma divergência, alguma transação duplicada, quais vendas foram canceladas e qual venda consta em seu ERP mas não consta nas informações da operadora.
Conciliação de Recebimentos
O segundo passo é fazer a conciliação de tudo o que você recebeu, uma vez que já obteve a informação real de tudo que vendeu. É nesse passo que você faz a previsão de tudo o que irá receber e planeja seu fluxo de caixa.
Nessa etapa, normalmente algumas empresas ainda fazem uma checagem manual ao conferir extrato por extrato de cada venda efetuada juntamente com o valor repassado pela operadora. Nessa etapa, é possível verificar se houve alguma divergência nos valores, se as vendas que foram canceladas tiveram um estorno do valor, se os chargebacks que ocorreram foram descontados, enfim… controlar tudo que envolva o valor que você realmente deveria receber checando com o que recebeu.
Conciliação Bancária
Nesse passo, você irá confrontar as informações que estão descritas em seu extrato de pagamento repassado pelas operadoras de cartão com os extratos da sua conta bancária. Assim, você verá se há alguma divergência nos valores que recebeu em sua conta em relação aos valores que foi informado pela operadora no extrato de pagamento detalhado.
Aqui, você terá a oportunidade de verificar se há alguma venda que não foi registrada, vendas que podem ter sido duplicadas, cancelamentos e o valor de aluguel da máquina ou ainda se há alguma taxa diferente do que havia sido combinado com a sua adquirente.
Quais os benefícios de fazer a conciliação de cartão?
Empresas que fazem a conciliação de cartão se poupam de uma série de riscos. Veja algumas vantagens abaixo:
– Conferência dos valores recebidos em conta bancária: Tenha a certeza de que o valor em sua conta não está errado.
– Conferência das vendas não confirmadas: Acontece de vendas não serem confirmadas pela operadora e com a conciliação você tem essa informação rapidamente para conferência.
– Esqueça os processos manuais: Tenha um sistema que faça a conciliação automática e pare de perder tempo com processos manuais.
– Verificação das taxas repassadas pelo cartão: Assim não haverá nenhuma cobrança indevida.
– Reduz o risco de operações fraudulentas.
– Você consegue controlar seu fluxo de caixa e tem todas as informações necessárias em mãos para tomar decisões.
E por fim, a soma de todas essas vantagens te livram de algum prejuízo financeiro que podem acontecer no meio do caminho.
Fazer o uso de planilhas para o controle pode ser uma opção, porém, ainda é um trabalho manual passível de erros. Logo, a conciliação automática de cartão é mais eficaz e ágil. Se a sua empresa trabalha com vendas via cartão, é imprescindível você optar por uma ferramenta que inclua a conciliação diária automática. Assim, é muito mais fácil alinhar o seu controle financeiro e organizar melhor seus processos internos.
Você poupa tempo, alavanca os resultados e garante a eficiência financeira da sua empresa, não é mesmo?
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